کنترل پروژه

کارکرد اصلی کنترل پروژه حصول اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه است. شاخص‌های معمول برای کنترل پروژه عبارتند از زمان، هزینه و کیفیت. علاوه بر این موارد در پروژه‌های عمرانی ممکن است شاخص‌های دیگری نیز مطرح شوند مانند: کنترل دستورات تغییر، کنترل اسناد، کنترل ایمنی و کنترل بهره‌وری منابع.

سیستم کنترل پروژه

نوع و پیچیدگی سیستم کنترل پروژه به شرایط و ابعاد پروژه بستگی دارد. در پروژه‌های بزرگ کنترل فعالیت‌های کلیدی اهمیت زیادی دارد. به طور مثال در یک ساختمان بلند مرتبه بتنی، قالب بندی جزء فعالیت‌های کلیدی محسوب می‌شود که سرعت انجام آن در سرعت اجرای پروژه تاثیر مستقیم دارد. به دلیل اینکه سایر فعالیت‌ها مانند بتن ریزی به این فعالیت وابسته‌اند. از این رو یکی از مهارت‌های مدیر پروژه این است که فعالیت‌های کلیدی را شناسایی کرده و مکانیزم‌های کنترلی دقیقی برای آنها در نظر بگیرد.

کنترل منابع

همانطور که در بخش‌های قبل اشاره شد منابع یک پروژه را می‌توان به سه بخش عمده منابع انسانی، مصالح و ماشین‌آلات دسته‌بندی کرد. کنترل بهینه منابع مستلزم جمع آوری اطلاعات به موقع و دقیق از مصرف و به کارگیری منابع است. برای این منظور عمدتاً از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌شود.

• منابع انسانی: اطلاعات کارکرد منابع انسانی توسط تایم شیت از کارگاه جمع آوری می‌شود. بر اساس تایم شیت، هزینه و عملکرد هر منبع محاسبه می‌شود. اطلاعات تایم شیت معمولاً به صورت دستی و یا الکترونیکی ثبت می‌شود. سپس اطلاعات جمع آوری شده با اطلاعات فعالیت‌ها ادغام شده و عملکرد هر فعالیت محاسبه و کنترل می‌شود. تایم شیت همچنین در کنترل و رصد زمان‌های اضافه کاری و بیکاری استفاده می‌شود. به این ترتیب منشا فعالیت‌های غیر اثربخش را می‌توان جستجو و ریشه یابی کرد. نمونه‌ای از تایم شیت به صورت زیر است

نام پروژه:
نام پرسنل:			گروه پرسنل:			شماره پرسنل:
شرکت:			سرپرست:			هفته:
ساعت کاری	کد فعالیت
	شنبه	یکشنبه	دوشنبه	سه‌شنبه	چهارشنبه	پنجشنبه	جمعه
7-8
8-9
9-10
10-11
11-12
12-13
13-14
14-15
15-16
16-17
17-18
18-19
19-20
مجموع کارکرد عادی:				مجموع اضافه کاری:

• مصالح: در کارگاه عموماً اطلاعات ورود و خروج مصالح ثبت می‌شود که بر اساس آن می‌توان مصرف روزانه مصالح و موجودی انبار را کنترل نمود. ورود و خروج مصالح عمدتاً توسط ناظر پروژه و یا سرپرست کارگاه تایید می‌شود. در کارگاه‌های بزرگ که از مصالح متنوعی استفاده می‌کنند، کدینگ هزینه می‌تواند در کنترل مصالح و هزینه آنها مورد استفاده قرار گیرد.
• تجهیزات و ماشین آلات: علاوه بر ورود و خروج تجهیزات و ماشین‌آلات از انبار تجهیزات، میزان کارکرد آنها در فعالیت‌های کارگاهی نیز به صورت تایم شیت ثبت می‌شود. همچنین در صورت خرید یا اجاره تجهیزات جدید، هزینه و جزئیات آن نیز لحاظ می‌شود. علاوه بر همه این موارد، اطلاعات مربوط به تعمیر و نگهداری تجهیزات از جمله زمان خرابی و قطعات مصرفی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به دلیل اینکه با یک برنامه تعمیر نگهداری موثر می‌توان عمر تجهیزات و نرخ بازده آنها را به حداکثر رساند.

ارزیابی عملکرد

شاخص‌های ارزیابی عملکرد، مغایرت میان برنامه و واقعیت را نشان داده و به مدیر پروژه کمک می‌کند تا آنها را ریشه‌یابی کرده و استراتژی‌های مناسب را برای رفع و یا جبران مغیرت‌ها اتخاذ کند.

ارزیابی عملکرد زمانی

شاخص‌های ارزیابی عملکرد زمانی به شناسایی فعالیت‌های تاخیر یافته کمک می‌کند. این شاخص‌ها عمدتاً در نمودارهای تجمعی نمایش داده می‌شوند که نمونه‌ای از آن در زیر ارائه شده است.

لینک گوگل شیت

ارزیابی عملکرد منابع

عملکرد منابع با استفاده از تایم شیت آنها ارزیابی می‌شود. همانطور که پیشتر اشاره شد با استفاده از تایم شیت می‌توان اضافه کاری یا کم کاری منابع را شناسایی کرده و میزان کاستی و یا فزونی منابع را تحلیل نمود. به علاوه با استفاده از تایم شیت می‌توان میزان کارکرد روزانه منابع را به صورت شکل زیر ترسیم نمود. این اطلاعات برای محاسبه بهره‌وری منابع به کار برده می‌شود. یکی از دلایل تاخیر پروژه می‌تواند تخصیص نامناسب منابع به فعالیت‌ها باشد. یکی از ابزارها برای جلوگیری از این مشکل، استفاده از روش‌های تسطیح منابع است که در بخش‌های گذشته مفصلاً به آن اشاره شد. نمودار تسطیح منابع یکی از ابزارهای کنترل منابع است که با استفاده از آن می‌توان مغایرت میان برنامه و واقعیت تخصیص روزانه منابع را ارزیابی کرد. این روش عمدتاً برای کنترل منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، با این حال روش‌های کنترل مصالح و تجهیزات نیز تفاوت چندانی با این روش ندارد. به طور مثال برای کنترل مصرف مصالح، از نمودارهای تجمعی هزینه مصالح استفاده می‌شود.

لینک گوگل شیت

رابطه زمان-هزینه

برای هر فعالیت مشخص، هزینه انجام آن به دوره اجرای آن مرتبط است. رابطه بین هزینه و زمان غیرمستقیم است. این به این دلیل است که زمان لازم برای انجام فعالیت با افزایش هزینه ناشی از افزایش منابع، کاهش می‌یابد. بر این اساس، شیب هزینه را می‌توان از رابطه \(\frac{\Delta C}{\Delta T}\) بدست آورد.

فرض خطی بودن در شکل شیب هزینه این امکان را فراهم می‌کند که برای یک برآورد خاص از زمان، برآورد معادل هزینه را تعیین کنیم.

اجزای هزینه

• هزینه مستقیم: هزینه‌های مستقیم به هزینه‌های نیروی کار (شامل هزینه‌های جانبی)، مواد و تجهیزات مرتبط است. هزینه هر فعالیت پروژه به عنوان هزینه مستقیم برآورد می‌شود. به طور کلی، هزینه‌های مستقیم فعالیت‌های فردی، هزینه مستقیم پروژه را تشکیل می‌دهند. یکی از ویژگی‌های هزینه مستقیم پروژه این است که مقدار آن با کاهش مدت زمان پروژه افزایش می‌یابد. این به دلیل ناکارآمدی‌ها در استفاده از منابع است زمانی که برنامه زمانی به طور غیرضروری طولانی باشد.

• هزینه غیر مستقیم: هزینه‌های غیرمستقیم، هزینه‌هایی هستند که با هزینه‌های عمومی و سربار مرتبط می‌باشند. این هزینه‌ها غیر از هزینه‌های مستقیم هستند. هزینه‌های غیرمستقیم ممکن است در طول زمان ثابت یا متغیر باشند. زمانی که حجم تولید ثابت است، هزینه‌های غیرمستقیم ممکن است ثابت یا ثابت باقی بمانند، اما هنگامی که حجم تولید نوسان دارد، هزینه‌های غیرمستقیم ممکن است با افزایش خروجی تولید افزایش یابند. در این حالت، هزینه‌های غیرمستقیم متغیر محسوب می‌شوند. به عنوان مثال، اگر پیمانکار تنها یک پروژه ساختمانی در حال اجرا داشته باشد، هزینه‌های سربار پیمانکار به طور کامل توسط آن پروژه تحمل می‌شود. با داشتن پروژه‌های بیشتر، هزینه‌های سربار پیمانکار به نوعی بین آن پروژه‌ها تقسیم خواهد شد.

موازنه زمان و هزینه

هدف از موازنه زمان و هزینه پیدا کردن نقطه بهینه مدت فعالیت و هزینه انجام آن است. به طور مثال در جدول زیر سناریوهای مختلف گودبرداری فونداسیون داده شده است. در این مثال هزینه غیر مستقیم ثابت فرض شده و هزینه‌های مستقیم بر اساس تعداد منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت تخمین زده شده است. هرچه تعداد منابع مورد نیاز بیشتر باشد هزینه مورد نیاز بیشتر و زمان مورد نیاز کمتر می‌باشد.

مدت فعالیت (روز)	هزینه مستقیم (دلار)	هزینه غیر مستقیم (دلار)
10	1,000	200
8	1,300	200
6	2,000	200
4	3,000	200

لینک گوگل شیت

تسریع پروژه

یکی از کاربردهای رابطه بین زمان و هزینه، تسریع پروژه است. تسریع پروژه به معنی کاهش زمان پروژه با کمترین هزینه است. برای این منظور موارد زیر را بایستی در نظر گرفت:

• فقط فعالیت‌های بحرانی تسریع می‌شوند و تسریع فعالیت‌های غیر بحرانی توجیه اقتصادی ندارد
• فعالیت‌هایی که کمترین شیب هزینه را دارند در اولویت تسریع قرار می‌گیرند
• مقدار تسریع یک فعالیت بایستی کمتر یا مساوی با شناوری کل فعالیت‌های غیر بحرانی موازی با آن باشد. در صورت تساوی، فعالیت‌های غیر بحرانی به بحرانی تبدیل می‌شوند
• در هر گام تسریع، محاسبات شبکه مجدداً انجام می‌شود. در این صورت ممکن است فعالیت‌های بحرانی جدیدی شکل گرفته و اولویت‌های تسریع جابجا شود.
• در عمل باید به این نکته توجه کرد که هر فعالیتی نمی‌تواند تسریع شود. در واقع تسریع پذیری یک فعالیت به نوع فعالیت و شرایط پروژه بستگی دارد.

مثال تسریع پروژه

پیمانکار برنده مناقصه ساخت یک آپارتمان بلند مرتبه با مدت زمان ۴۳ هفته و مبلغ کل قرارداد ۹،۳۱۰،۰۰۰ دلار شده است. این قرارداد شامل جریمه تاخیر به مبلغ ۲۰،۰۰۰ در هفته است. با توجه به اینکه عملکرد مطلوب پیمانکار برای حفظ اعتبار او اهمیت ویژه‌ای دارد، لذا پیمانکار سعی دارد تا حد امکان از تاخیر پروژه پرهیز کند. خلاصه پیشنهاد پیمانکار به شرح زیر است:

شرح آیتم هزینه	مبلغ (دلار)
هزینه مستقیم	7,140,000
هزینه غیر مستقیم (ثابت)	40,000 در هفته
حاشیه سود	450,000
جمع کل	9,310,000

بعد از برنده شدن مناقصه پیمانکار متوجه شد که در محاسبات زمانبندی اشتباه کرده و اجرای پروژه ۴۸ هفته زمان نیاز دارد که جزئیات زمانبندی او در جدول زیر ارائه شده است. برنامه زمانبندی تسریع شده پروژه را محاسبه کنید.

فعالیت	پیش نیاز	مدت عادی	مدت فشرده	هزینه تسریع (دلار در هفته)
A		6
B	A	11	9	35,000
C	A	5	3	45,000
D	C	8	6	40,000
E	B	8
F	G,D	7
G	C	11	7	30,000
H	F,E	5
I	H,F	10	8	110,000
J	F	10
K	J	4
L	H	8

جدول هزینه تسریع نشده

شرح آیتم هزینه	مبلغ (دلار)
هزینه مستقیم	7,140,000
کل هزینه غیر مستقیم	40,000 * 48 = 1,920,000
حاشیه سود	250,000
جمع کل	9,310,000

شبکه زمان‌بندی

جدول محاسبات تسریع

فعالیت	مدت عادی	مدت فشرده	هزینه تسریع	شناوری	\(\Delta D\)	اولویت تسریع	شناوری موازی	مدت قابل تسریع
A	6			0
B	11	9	35,000	4	2
C	5	3	45,000	0	2	2	4	2
D	8	6	40,000	3	2
E	8			4
F	7			0
G	11	7	30,000	0	4	1	3	3
H	5			0
I	10	8	110,000	0	2	3	2	2
J	10			5
K	4			0
L	8			2

شبکه زمان‌بندی تسریع شده

جدول هزینه تسریع شده

شرح آیتم هزینه	مبلغ (دلار)
هزینه مستقیم	7,140,000
کل هزینه غیر مستقیم	40,000 * 45 = 1,800,000
هزینه تسریع	90,000
حاشیه سود	280,000
جمع کل	9,310,000

تمرین تسریع پروژه

مثال قبل را دو گام دیگر تسریع کنید.

روش ارزش کسب شده (EVM)

زبان و هزینه دو شاخص عملکردی متداول در کنترل پروژه هستند. اندازه‌گیری هر یک از این دو شاخص به تنهایی نمی‌تواند عملکرد پروژه را به درستی بیان کند. به طور مثال جلو بودن از زمان برنامه‌ریزی شده، لزوماً به معنی پیشرفت مناسب پروژه نیست. برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه بایستی شاخص‌های زمان و هزینه به صورت یکپارچه و توأمان در نظر گرفته شوند. روش ارزش کسب شده شاخص‌هایی را برای این منظور معرفی می‌کند که در جدول و نمودار زیر ارائه شده است:

شاخص	عنوان لاتین	توضیحات	رابطه
شاخص	عنوان لاتین	توضیحات	رابطه
\(BCWS\)	Budgeted Cost for Work Schedule	هزینه برنامه‌ریزی شده
\(BAC\)	Budget At Completion	هزینه برنامه‌ریزی شده برای تکمیل پروژه
\(PC\)	Percent Complete	درصد پیشرفت پروژه
\(BCWP\)	Budgeted Cost for Work Performed	هزینه برنامه‌ریزی شده برای کار انجام شده	\(BCWP = PC \times BAC\)
\(ACWP\)	Actual Cost for Work Performed	هزینه واقعی برای کار انجام شده
\(EAC\)	Estimate At Completion	هزینه پیش‌بینی تکمیل پروژه	\(EAC = BAC \times ACWP / BCWP = ACWP / PC\)
\(SV\)	Schedule Variance	انحراف زمانی	\(SV = BCWP - BCWS\)
\(SV\%\)	Schedule Variance (Percent)	درصد انحراف زمانی	\(SV\% = SV / BCWS \times 100\%\)
\(CV\)	Cost Variance	انحراف هزینه	\(CV = BCWP - ACWP\)
\(CV\%\)	Cost Variance (Percent)	درصد انحراف هزینه	\(CV\% = CV / BCWP \times 100\%\)
\(SPI\)	Schedule Performance Index	شاخص عملکرد زمانی	\(SPI = BCWP / BCWS\)
\(CPI\)	Cost Performance Index	شاخص عملکرد هزینه	\(CPI = BCWP / ACWP\)

محاسبه عملکرد پروژه به روش ارزش کسب شده

ارزش کسب شده در MSP

مثال روش ارزش کسب شده

عملکرد پروژه زیر را بر اساس شاخص‌های ارزش کسب شده در دو مقطع ۱ و ۲ با پیشرفت ۲۰ و ۴۰ درصد محاسبه نمایید

عملکرد در مقطع 1

\[\begin{align} PC = 20\% \\ BAC = 10,000 \\ BCWP = PC \times BAC = 2,000 \\ EAC = ACWP / PC = 2,800 / 20\% = 14,000 \\ SV = BCWP - BCWS = 2,000 - 2,500 = -500 \\ SV\% = (SV / BCWS) \times 100\% = (-500 / 2,500) \times 100\% = -20\% \\ CV = BCWP - ACWP = 2,500 - 2,800 = -300 \\ CV\% = (CV / BCWP) \times 100\% = (-300 / 2,500) \times 100\% = -12\% \\ SPI = BCWP / BCWS = 2,000 / 2,500 = 0.8 \\ CPI = BCWP / ACWP = 2,000 / 2,800 = 0.71 \\ \end{align}\]

\(SPI = 0.8 < 1\): پروژه از برنامه زمان‌بندی عقب است

\(CPI = 0.71 < 1\): پروژه از بودجه بیشتر هزینه کرده است

عملکرد در مقطع 2

\[\begin{align} PC = 40\% \\ BAC = 10,000 \\ BCWP = PC \times BAC = 4,000 \\ EAC = ACWP / PC = 5,400 / 40\% = 13,500 \\ SV = BCWP - BCWS = 4,000 - 5,000 = -1,000 \\ SV\% = (SV / BCWS) \times 100\% = (-1,000 / 5,000) \times 100\% = -20\% \\ CV = BCWP - ACWP = 4,000 - 5,400 = -1,400 \\ CV\% = (CV / BCWP) \times 100\% = (-1,400 / 4,000) \times 100\% = -35\% \\ SPI = BCWP / BCWS = 4,000 / 5,000 = 0.8 \\ CPI = BCWP / ACWP = 4,000 / 5,400 = 0.74 \\ \end{align}\]

\(SPI = 0.8 < 1\): پروژه از برنامه زمان‌بندی عقب است

\(CPI = 0.74 < 1\): پروژه از بودجه بیشتر هزینه کرده است

تمرین روش ارزش کسب شده

محاسبات ارزش کسب شده پروژه زیر را انجام دهید

فعالیت	پیش‌نیاز	مدت (روز)	هزینه روزانه
A		2	300
B	A	3	400
C	B	3	400
D	B	2	200
E	D	3	100

اطلاعات پیشرفت این پروژه در روز هشتم به قرار زیر است

فعالیت	درصد تکمیل	هزینه واقعی
A	100	600
B	100	1400
C	33	500
D	50	200
E	0	0

مقالات

• Effect of Project Control Practices on the Performance of Building Construction Companies in Uganda: A Case Study of the City of Kampala
• Building information modeling (BIM) implementation and construction project success in Malaysian construction industry: mediating role of project control
• A measurement model of project control systems success for engineering and construction projects case study: contractor companies in Saudi's petroleum and chemical industry
• An earned-value-analysis (EVA)-based project control framework in large-scale scaffolding projects using linear regression modeling
• Project control system (PCS) implementation in engineering and construction projects: an empirical study in Saudi’s petroleum and chemical industry
• Earned Duration Management Control Charts: Role of Control Limit Width Definition for Construction Project Duration Monitoring